3 funciones muy útiles y poco conocidas de Google Docs y Drive

Google Drive es una de las aplicaciones más utilizadas de Google. Actualmente, integra su suite ofimática de apps con el almacenamiento en la nube. Existen algunas funcionalidades de Google Docs y Drive que, aunque son muy útiles, todavía no se conocen demasiado. A continuación veremos algunas de estas opciones que nos pueden ayudar a ser más productivos.

Escanear documentos con móvil: app de Google Drive

En el día a día, es habitual manejar muchos documentos en papel: convocatorias de reuniones, calendarios, informes, etc. Escanear estos documentos, tiene importantes ventajas que a veces pasamos por alto:

• Ahorra papel (es más ecológico y más económico).
• Mantiene los documentos siempre disponibles desde cualquier dispositivo.
• Permite compartir los documentos fácilmente con otras personas.
• Permite buscar y acceder la información de manera más fácil.
• Los documentos físicos se deterioran, los digitales no.
• Los archivos escaneados se pueden incorporar a otro documento fácilmente.

Si estos motivos te han convencido de lo útil que es escanear los documentos, te recomiendo que antes de empezar, hagas un pequeño ejercicio de reflexión y pienses qué tipo de archivos vas a escanear. Un ejemplo podría ser:

• Convocatorias
  • CCP
  • Claustro
  • Otras
• Materiales
  • Textos
  • Ejercicios

Una vez tengamos esto pensado, lo que haremos es crear esta estructura de carpetas dentro de una carpeta raíz que podemos llamar “Escaneados”. Lógicamente, en función de nuestras necesidades, podemos añadir o eliminar alguna carpeta a posteriori. De este modo, será fácil tener organizados los documentos.

Visto esto, vamos a lo más importante, ¿cómo escaneamos algo?. Esta opción se encuentra disponible desde la aplicación para móvil y tablet de Google Drive. Al abrir la app, si presionamos el botón “+”, se despliegan las siguientes opciones:

Si escogemos la opción Escaneado, se activará la cámara. Lo único que tenemos que hacer es sacar una foto del documento o fotografía que queremos escanear. El siguiente paso es recortar la imagen para eliminar su sobrante (por ejemplo, si se ve la mesa o lo que haya debajo del documento). La herramienta de recorte también nos ayudará a corregir la perspectiva (aunque todo sea dicho, esta opción ayuda, pero es mejorable).

Mediante estos sencillos pasos, ya tendríamos escaneado el documento y automáticamente se guardará en la carpeta que escojamos de nuestro Google Drive.

Reconocimiento de caracteres (OCR)

El reconocimiento óptico de caracteres es una herramienta especialmente útil para profesores. Mediante esta opción podemos abrir un documento en formato PDF, una fotografía o una imagen con texto en Google Drive y éste lo transformará en un documento de texto. De este modo, lo podremos editar, cambiar su formato o añadir contenido nuevo. Esta opción combinada con la de escaneo de documentos, nos proporciona una herramienta muy potente para elaborar contenidos.

La manera de hacer esto no podría ser más sencilla. Para transformar el archivo, tiene que estar almacenado previamente en Google Drive. Desde Drive, hacemos clic con el botón derecho en el archivo y seleccionamos la opción Abrir con. Por último, escogemos Documentos de Google. Como sabrás, los Documentos de Google (Google Docs) es la herramienta de procesador de texto de la suite de Google y viene integrado en Drive.

De este modo, veremos como se abre un documento de Google Docs que contiene el texto del archivo original.

Debes tener en cuenta, que el tamaño máximo del archivo original, debe ser de 2MB. Además, es importante que la imagen o documento PDF tenga suficiente resolución y contraste, para que se procese de manera adecuada. Dependiendo del documento, es posible que haya que realizar algún que otro retoque manualmente, por eso es conveniente revisarlo.

Escritura por voz con Google Docs

Hay varios casos en los que la escritura por voz puede ser útil. Especialmente si no tenemos mucha agilidad mecanografiando. Por ejemplo, si estamos en clase y planteamos oralmente un ejercicio o damos una explicación, podemos aprovechar para activar la escritura por voz y de este modo dejar por escrito lo que hemos dicho para compartirlo posteriormente con nuestros alumnos o simplemente para añadirlo a nuestro material.

En este caso hablamos de una herramienta de Google Docs. Para acceder a la escritura por voz, desde el menú de Google Docs, desplegamos la opción Herramientas y veremos la opción Escritura por voz… . Si escogemos esta opción, se abrirá una especie de widget flotante como el siguiente:

Para comenzar a escribir, una vez seleccionado el idioma, simplemente tenemos que hacer clic en el icono del micrófono y comenzar a hablar. Veremos como a medida que hablamos se va escribiendo el documento.

Además del texto, podemos añadir por voz signos de puntuación. Las palabras que se detectan para este cometido en español son las siguiente:

• Punto
• Coma
• Signo de exclamación
• Signo de interrogación
• Nueva línea
• Nuevo párrafo

Cuando digamos alguna de estas palabras, en lugar de escribir la propia palabra, escribirá el símbolo correspondiente.

Obviamente, para utilizar esta opción, necesitamos un micrófono. El micrófono, puede estar integrado en el dispositivo, como es el caso de móviles, tabletas y muchos portátiles o bien puede ser un micrófono externo.

También cabe mencionar, que, aunque es una herramienta que funciona bastante bien, es probable que tengas que hacer algún retoque manualmente. Por eso conviene revisar el texto una vez escrito para corregir posibles errores.